La importancia de la Administración del Portafolio de Proyectos
Las organizaciones que carecen de un proceso efectivo para administrar su portafolio de nuevos productos y seleccionar proyectos suelen enfrentarse a desviaciones y problemas en la ejecución de su estrategia. La mayoría de estos problemas están relacionados con el desarrollo de nuevos productos e iniciativas y se deben a una ineficiente administración del portafolio.
Los administradores de proyectos que regularmente se ven frustrados por la falta de recursos o porque sus recursos son transferidos a otras organizaciones son los que más se interesan en la Administración del Portafolio de Proyectos (APP). Esta frustración es una señal de que el portafolio de proyectos no está equilibrado.
La continua queja sobre la falta de recursos es simplemente otra forma de decir que hay demasiados proyectos para ejecutar. Por lo tanto, es importante contar con una entidad encargada de organizar, priorizar e incluso eliminar los proyectos que no generan valor para la organización.
Cada administrador de proyectos desea tener recursos disponibles para completar los entregables de alta calidad de sus proyectos dentro del presupuesto y el calendario establecidos. Asimismo, buscan participar en proyectos que sean percibidos como de alto valor para la organización, lo que contribuye a un ambiente laboral placentero y con menos frustración.
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La implementación de la APP cambia inevitablemente la cultura de la organización orientada a proyectos, ya que nos lleva a plantearnos las siguientes preguntas:
– ¿Estamos invirtiendo en los esfuerzos adecuados?
– ¿Estamos optimizando nuestra capacidad?
– ¿Qué tan bien estamos cumpliendo la estrategia?
– ¿Tenemos la capacidad de adaptarnos a los cambios?
– ¿Estamos obteniendo los beneficios comprometidos?
Si respondemos «no» a alguna de estas preguntas, entonces el proyecto debe detenerse. De esta manera, la organización puede asegurarse de que sus esfuerzos se centren en la entrega de la estrategia definida, los objetivos y otros beneficios comprometidos, y que los recursos se asignen de manera óptima a los proyectos adecuados para aprovechar sus habilidades al máximo.
La habilidad para responder a estas preguntas también determina si la APP se ha implementado con éxito en la organización.
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La falta de una APP puede dar lugar a diversos problemas, entre ellos:
– Los proyectos no son valorados adecuadamente por la organización.
– El portafolio carece de un equilibrio adecuado en cuanto a los tipos de proyectos.
– La asignación de recursos detallada no refleja la estrategia de innovación de productos.
– No se priorizan los proyectos de manera correcta.
– Hay un desequilibrio entre el número de proyectos en ejecución y los recursos disponibles de la organización.
– Los proyectos no están alineados con la estrategia del negocio.
Como resultado, muchas organizaciones se enfrentan a:
– Gran cantidad de proyectos en ejecución (comúnmente los incorrectos).
– Los recursos están dispersos en diversos proyectos.
– Los proyectos tardan mucho tiempo en entregar resultados.
– El pipeline contiene muchos proyectos con una valoración baja.
La administración del portafolio consiste en ejecutar los proyectos correctos. Si se seleccionan los proyectos adecuados, el resultado será un portafolio con un alto retorno planeado para la organización, equilibrado de manera adecuada y que apoya el cumplimiento de la estrategia del negocio.
La APP incluye la administración de la demanda para los proyectos, la priorización de proyectos, el equilibrio del portafolio, la planificación de recursos empresariales y una excelente calendarización del trabajo.
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Para implementar con éxito la APP, la organización debe tener como uno de sus valores principales la transparencia en la información, la honestidad y el compromiso de los ejecutivos para analizar los proyectos a ejecutar y en ejecución.
Para realizar el análisis del portafolio, generalmente se realizan las siguientes actividades:
1. Identificar proyectos o iniciativas para determinar cuáles son proyectos y cuáles son programas en comparación con el trabajo operativo y los cambios menores.
2. Establecer parámetros y criterios de calificación del portafolio.
3. Organizar estos parámetros en categorías diferentes.
4. Establecer un proceso y formatos para asignar prioridades basándose en estos parámetros, lo que ayudará a ajustar el portafolio de proyectos a los objetivos, el rendimiento y la dirección actual del negocio (equilibrio del portafolio).
5. Seleccionar un equipo para analizar el portafolio.
6. Identificar los mapas necesarios para obtener los resultados deseados del análisis del portafolio.
7. Analizar y calificar el portafolio en ciclos de análisis.
8. Asignar prioridad a los proyectos basándose en la alineación estratégica.
9. Identificar la demanda de esfuerzos (administración de la demanda).
10. Definir métricas para el análisis del portafolio de proyectos.
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Diferencia entre la Administración de Programas y Portafolios
Desde la perspectiva de proyectos, es importante resaltar la diferencia entre programas y portafolios. La principal diferencia radica en que los programas consisten generalmente en proyectos relacionados, mientras que los portafolios están compuestos por programas y otros proyectos no relacionados.
En pocas palabras, la administración de proyectos se enfoca en un solo proyecto (ya sea grande o pequeño) y se centra en la generación de entregables según un calendario y presupuesto determinados. La administración de programas se encarga de coordinar varios proyectos que, conjuntamente, producen un resultado para el negocio. Es la gestión de las dependencias entre los proyectos lo que distingue la administración de proyectos de la administración de programas. La administración del portafolio coordina un conjunto de proyectos y programas que pueden tener o no dependencias entre sí y que están enfocados en alcanzar un objetivo de la compañía.
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